قاعدة بيانات العملاء: شيت بسيط تعرف منه تكلم مين وإمتى

لو موبايلك اتسرق بكرة الصبح، كام عميل هتخسره؟ لو مش عارف، يبقى عملاءك مش ملكك، ملك شريحة الموبايل. مسوّقين كتير بيوصلوا لـ 100 طلب متسلم، وكل اللي فاضل منهم شاتات واتساب ملخبطة. قاعدة بيانات العملاء هي اللي بتحوّل الطلبات القديمة دي لفلوس تانية: تذكير لعميلة الشامبو بتاعها قرب يخلص، أو عرض جراب لواحد اشترى موبايل جديد.

ومش محتاج برنامج. شيت على Google Sheets أو Excel وساعة من وقتك.

ليه تتعب نفسك

اللي استلم منك ودفع عدّى أصعب اختبار. وثق فيك ودفع. البيع له تاني محتاج رسالة في وقتها، مش إعلان.

مثال بأرقام توضيحية: عندك 40 عميل بيشتروا حاجات بتخلص. بعتلهم تذكير، ورجع منهم 6 طلبات واتسلموا. ربحك المضاف 60 جنيه في الطلب، يعني 360، وبعد عمولة تحسين 4% يفضلك 345.6 جنيه، والإعلان صفر. لو جبت نفس الـ 6 طلبات من عملاء جداد والطلب المستلم بيكلفك 50 جنيه إعلان، هتصرف 300 ويفضلك 45.6 بس.

الأعمدة

صف لكل عميل، وسبع أعمدة كفاية:

• الاسم، عشان تبدأ الرسالة باسمه.
• الرقم والرقم الإضافي. ده المفتاح: عميل واحد يعني رقم واحد يعني صف واحد.
• المحافظة، عشان مواعيد التوصيل ونسب التسليم في صفحة أدائي.
• المنتجات والكمية، عشان تعرف هتخلص إمتى وإيه اللي يكمّلها.
• تاريخ آخر شراء، ويبقى تاريخ الاستلام مش تاريخ تسجيل الطلب.
• المصدر، إعلان ولا جروب ولا حد رشحه، عشان تعرف أنهي قناة بتجيب ناس بترجع.
• ملاحظات، زي بيشتري لمامته أو بيحب الكلام بعد المغرب.

اكتب الرقم كنص، يعني حط قبله علامة ' في Excel عشان الصفر اللي في الأول ميضيعش. وخلي التاريخ بشكل واحد في الشيت كله وإلا المعادلات هتطلع غلط. والملاحظات تبقى عن الشراء مش عن حياته الشخصية. اكتب بيشتري شامبو كل شهر، ومتكتبش تفاصيل خاصة عنه أو عن صحته.

لو تاريخ آخر شراء في العمود E، المعادلة دي بتحسب عدى كام يوم: =TODAY()-E2. ودي بتحسب ميعاد المتابعة: =E2+25. الـ 25 مثال لعلبة بتخلص في حوالي شهر حسب الاستخدام اللي العميل نفسه قالهولك، وغيّره حسب المنتج. التفاصيل في درس تكرار الشراء.

تملا الشيت منين

أسرع مصدر إنك تصدّر طلباتك Excel من تحسين. فيها البيانات اللي انت سجلتها وحالة كل طلب. خد اللي اتسلموا، وخد كمان المرفوضين عشان دول ليهم مجموعة لوحدهم.

المصدر التاني دفتر العملاء في تحسين، اللي بتستخدمه وانت بتسجل الطلب. أهم حاجة فيه إنه بيطلعلك تنبيه «عميل عالي الخطورة» لو الرقم ده رفض استلام قبل كده. لما تشوف التنبيه، اتأكد إن الرقم متعلّم عندك في الشيت، وراجع الطلب الجديد كويس قبل ما تسجله. أسباب الرفض وعلاجها في درس أسباب رفض الاستلام.

والتالت تصنيفات واتساب بيزنس. اعمل تصنيف لكل مجموعة من اللي جايين تحت، وصنّف كل عميل أول ما يستلم، ومرة في الأسبوع انقل التصنيفات للشيت. كده الموبايل بقى مصدر للبيانات، مش المكان الوحيد اللي هي فيه.

وقبل ما تضيف أي صف، دوّر على الرقم بـ Ctrl+F. ولو الشيت كبر، المعادلة =COUNTIF(B:B,B2) بتقولك لو الرقم متكرر.

قسّم العملاء

مش منطقي تبعت نفس الرسالة لكل الناس. أنا بقسمهم لخمس مجموعات.

الجديد اللي استلم أول طلب في آخر 30 يوم. ده تطمن عليه وبس، من غير أي عرض.

المتكرر اللي استلم طلبين أو أكتر. ده ممكن تقترح عليه حاجة تكمّل اللي بيشتريه، أو تبلغه بعرض جديد قبل غيره.

عميل المستهلكات اللي اشترى حاجة بتخلص، زي شامبو أو منتجات تنضيف أو شمعة فلتر. ده تفكره قبل ما تخلص بكام يوم.

الرفض السابق اللي رفض الاستلام أو طلبه اتأرشف عشان مردش. ده مفيش عروض جماعية ليه، وأي طلب جديد منه يتراجع كويس.

اللي بيرشح اللي جابلك عميل جديد واحد على الأقل. ده يستاهل شكر شخصي، وهو أول واحد في أي مكافأة.

ولو العميل في أكتر من مجموعة، اختار واحدة بالترتيب ده: الرفض السابق الأول دايمًا عشان تحمي فلوسك، بعده اللي بيرشح، بعده المستهلكات، بعده المتكرر، وآخر حاجة الجديد.

لو عايز الشيت يحددها لوحده، زوّد أعمدة مساعدة: H لحالة آخر طلب، I لعدد اللي رشحهم، J هل المنتج بيخلص، K لعدد الطلبات المستلمة. وحط المعادلة دي:

=IFS(H2="رفض","رفض سابق",I2>0,"مرشح",J2="نعم","مستهلكات",K2>=2,"متكرر",TRUE,"جديد")

مثال افتراضي: عندك 120 عميل، طلع منهم 25 مستهلكات و8 بيرشحوا. يبقى أسهل ربح الأسبوع ده عند الـ 25، والـ 8 يستاهلوا مكالمة شكر قبل أي حاجة.

البيانات دي أمانة

أي طلب بيقول حاجة عن صاحبه: عنوانه ومين في بيته وبيشتري إيه. وطلب مستلزمات طبية بيقول حاجة عن صحة العميل أو حد من أهله. ومصر فيها قانون لحماية البيانات الشخصية، رقم 151 لسنة 2020، وبيعتبر البيانات الصحية بيانات حساسة.

فمتبيعش الشيت، ومتبدلوش مع مسوّق تاني بحجة نتبادل الداتا. متنشرش سكرين شوت فيه اسم أو رقم، ومتقولش في بوست إن الحاجة فلانة من طنطا اشترت كذا. ولو هتنشر رأي عميل، امشي على اللي في درس تقييمات العملاء.

احمي الملف بباسورد قوي، وشغّل التحقق بخطوتين على الحساب. متشاركش الشيت بخاصية أي حد معاه اللينك، ولو عندك حد بيساعدك اديله الأعمدة اللي محتاجها بس. وأي عميل يقولك متبعتليش، علّمه في الشيت ومتبعتلوش تاني. والعروض ابعتها برودكاست مش جروب، عشان أرقام الناس متبانش لبعض.

20 دقيقة كل أحد

الشيت اللي مش بيتحدّث بيبقى قديم في شهر. اختار يوم ثابت. الأحد مناسب، لأنه أصلًا يوم من يومين السحب فانت غالبًا فاتح المحفظة.

صدّر طلبات الأسبوع، وضيف اللي استلموا جديد، وحدّث تاريخ آخر شراء للقدام. انقل تصنيفات واتساب، وعلّم أي حد رفض. وبعدين فلتر عمود ميعاد المتابعة على السبع أيام الجاية، وده جدول رسايلك للأسبوع.

رسالة لعميل المستهلكات:

وأول أسبوع، متبعتش لكل المجموعات. اختار مجموعة واحدة، والأسهل تبدأ بالمستهلكات أو اللي بيرشحوا، واكتب مين رد ومين طلب عشان تشوف النتيجة الأحد الجاي.

لو لسه بتبدأ، سجّل حسابك مجانًا واختار من المنتجات حاجة بتخلص وتتشري تاني. والدرس الجاي عن إزاي تكافئ أحسن عملاءك في برنامج ولاء العملاء.