أتمتة الدروب شيبينج: وفّر ساعتين في اليوم بأدوات بسيطة

أتمتة الدروب شيبينج معناها إن الحاجات اللي بتعملها بنفس الطريقة كل يوم تتعمل لوحدها، ووقتك يروح للحاجات اللي بتجيب فلوس: الإعلان والمحتوى والكلام مع العميل. وأغلب اللي هتحتاجه في الأول مجاني، أو موجود أصلًا في حسابك.

خد عندك سؤال الأوردر هيوصل إمتى. لو كتبت الرد ده بإيدك 50 مرة الشهر ده، إنت مش محتاج تكتب أسرع. محتاج رد محفوظ.

اعرف وقتك بيروح فين الأول

متبدأش بالأداة. يومين متتاليين، اكتب كل مهمة بتعملها في ورقة أو نوت على الموبايل: بتتكرر كام مرة، وبتاخد كام دقيقة كل مرة. أي حاجة بتتكرر 20 مرة أو أكتر في الشهر وخطواتها ثابتة ومش محتاجة تفكير منك، دي اللي تتأتمت.

مثال افتراضي لمسوّق بيجيله حوالي 15 محادثة في اليوم. الرد على هيوصل إمتى 12 مرة في اليوم، 3 دقايق كل مرة، يعني 36 دقيقة. رسالة ترحيب وسعر لكل عميل جديد نص ساعة. فتح الموقع يشوف الطلبات وصلت فين نص ساعة كمان. نسخ الطلبات بإيده للشيت 35 دقيقة. بعت صور وروابط المنتجات 20 دقيقة، ومتابعة الطلبات المؤرشفة 20. ومحادثات البيع وأسئلة الاستخدام حوالي 45 دقيقة.

المجموع حوالي 3 ساعات ونص في اليوم. وكل حاجة فيهم ليها خطوات ثابتة ما عدا محادثات البيع. يعني التوفير هنا.

أول حاجة: واتساب بيزنس وأدوات تحسين

ده المستوى اللي بيوفر أكبر جزء من الوقت، ومش بيكلف حاجة.

في واتساب بيزنس احفظ أي رد بيتكرر كرد سريع، باختصار بيبدأ بـ /. جهّز دول النهارده:

قبل ما تحفظ رد التوصيل والاسترجاع، راجعهم على ملاحظات الشحن والاستبدال والاسترجاع، وحدّثهم لو حاجة اتغيرت.

فعّل كمان رسالة الترحيب، اللي بترد لوحدها على أول رسالة من عميل جديد، ورسالة الغياب برا مواعيد شغلك. الترحيب ممكن يبقى كده:

حط في الرابط الكتالوج اللي بيطلع من زرار «عرض العميل» في تحسين. بيعرض المنتجات من غير أسعار التكلفة ولا اسم المنصة، فيوفّر عليك تبعت الصور واحدة واحدة.

واستخدم التصنيفات في الواتساب: سأل عن سعر، طلب متسجل، في الشحن، استلم، محتاج متابعة. بدل ما تقلّب في 80 محادثة، تفتح تصنيف واحد وتعرف مين مستني إيه.

وجوه تحسين نفسها عندك حاجات بتوفر المراجعة اليدوية. جرس الإشعارات بينبهك لما حالة أي طلب تتغير، فبطّل تفتح صفحة الطلبات كل ساعة. زرار واتساب في صفحة الطلب بيفتح المحادثة مع العميل على طول من غير ما تدوّر على رقمه. دفتر العملاء بيحفظ بياناتهم، وتنبيه عميل عالي الخطورة بيظهر لوحده لو سجلت طلب لرقم ليه رفض قبل كده. ولو ضفت منتجاتك الأساسية للمفضلة، هيجيلك تنبيه لما سعرها يتغير.

تاني حاجة: شيت بيحسب لوحده

نسخ الطلبات بإيدك أغلى مهمة في القايمة وأكتر واحدة فيها غلطات. الحل إنك تصدّر طلباتك Excel من تحسين، وتلزقها في شيت المعادلات فيه جاهزة.

الشيت فيه تاب اسمه خام، بتلزق فيه ملف التصدير زي ما هو من غير تعديل. وتاب للإعلانات تكتب فيه الصرف كل يوم في سطر. وتاب ملخص فيه المعادلات. لو عمود الحالة عندك C وعمود الربح المضاف E، يبقى المعادلات حاجة زي دي، وعدّل الحروف وأسماء الحالات على ملفك:

• عدد الطلبات =COUNTA(خام!A2:A1000)
• المستلم =COUNTIF(خام!C2:C1000,"تم التسليم")
• الربح المضاف للمستلم =SUMIF(خام!C2:C1000,"تم التسليم",خام!E2:E1000)
• الصافي بعد العمولة والإعلان: الربح المضاف للمستلم × 0.96 ناقص مجموع الإعلان
• تكلفة الطلب المستلم: مجموع الإعلان على المستلم

مثال بأرقام توضيحية: صدّرت 40 طلب، اتسلم منهم 28. الربح المضاف للمستلم 2,800 جنيه، بعد عمولة تحسين 4% يبقى 2,688. صرفت 1,200 على الإعلانات، يبقى الصافي 1,488، وتكلفة الطلب المستلم حوالي 43 جنيه. وخلي بالك إن 28 من 40 دي نسبة من المسجل، أما نسبة التسليم بالظبط فبتتحسب من المؤكد زي ما في لوحة الأرقام.

كده بقت 5 دقايق تصدير ولزق بدل 35 دقيقة نسخ، ومن غير غلطات كتابة. الشيت بالتفصيل في درس شيت حسابات الدروب شيبينج.

تالت حاجة: Webhooks لو عندك متجر

ده مش للكل. ده لحد عنده متجر خاص على WooCommerce أو Shopify وعايز يربطه بتحسين بالـ API والـ Webhooks، والربط ده بموافقة من تحسين وباشتراك.

الفكرة إن بدل ما نظامك يسأل تحسين كل شوية في جديد ولا لأ، الـ Webhook بيبعت إشعار لرابط إنت محدده لما حالة الطلب تتغير. ونظامك يعمل اللي إنت مبرمجه عليه: يحدّث حالة الطلب في متجرك فالعميل يشوفها من غير ما يسألك، أو يسجل التغيير في شيت، أو يبعت رسالة متابعة لما الطلب يتشحن أو يتسلم. أسماء الأحداث والبيانات خدها من التوثيق بعد الموافقة، متخمنهاش. وتفاصيل الربط في درس عمل متجر الكتروني وربطه بتحسين.

لو بتبيع من الواتساب والصفحة بس، أول مستويين كفاية. ومتدفعش اشتراك ربط وإنت لسه ما عملتش الردود المجانية.

اللي ما يتأتمتش

الأتمتة للحاجات الثابتة، مش للحاجات اللي محتاجة حكم منك. محادثة البيع الحساسة، زي عميل متردد أو ابن بيشتري لأبوه العيان أو حد معترض على السعر، الرد الآلي فيها بيخسرك البيعة والثقة مع بعض.

والأسئلة اللي محتاجة تفكير، زي أنهي موديل يناسب موبايلي القديم، أو في المستلزمات الطبية أنهي جهاز يناسب حالتي، مفيش بوت ولا رد سريع يجاوب عليها. ردك عليها يبقى من عندك، وفي الطبي ثابت:

حدودك هنا في درس التسويق بأمانة. والشكاوى كمان: القالب يجهزلك أول سطر بس، والباقي سماع وحل. ومتبعتش رسايل جماعية آلية لأرقام ما طلبتش تتواصل معاك، ده ممكن يوقف رقمك.

نرجع للمثال. بعد الردود السريعة والترحيب والكتالوج وجرس الإشعارات والتصدير والتصنيفات، الوقت ممكن ينزل من حوالي 216 دقيقة لحوالي 91. محادثات البيع فضلت 45 دقيقة زي ما هي. يعني رجعلك أكتر من ساعتين في اليوم من غير ما تلمس الحتة اللي بتبيع.

جرّب الأسبوع ده: سجّل وقتك يومين، واختار أكتر 3 مهام بتاكل وقت غير محادثات البيع، وحط لكل واحدة أداة. وبعد أسبوع سجّل يوم واحد تاني وقارن. ولو لسه ما عندكش حساب، سجّل مجانًا وابدأ بالردود السريعة من أول طلب.

الدرس الجاي والأخير: خطة 90 يوم في الدروب شيبينج.